会計・販売・顧客の管理が1本の線でつながる。社長のための業務アプリの基礎を1講1本で解説します。
動画(1講1本)
- Excelで回っている会社ほど、業務アプリが要る「たった1つの見分け方」 【業務アプリ #1】 (準備中)
- 「データベース」が分かると、AIへの頼み方が変わる ― 番号1つの話 【業務アプリ #2】 (準備中)
- 同じことを3回打っている社長へ ― 業務アプリをつなぐ3つの方法 【業務アプリ #3】 (準備中)
- 会計システムにAIをつないだら、48問すべてに正しく答えた 【業務アプリ #4】 (準備中)
- 「全部合格」は嘘だった ― AIで作った販売管理を、別のAIに確かめさせた話 【業務アプリ #5】 (準備中)
- 「あのお客様と何を話したっけ」をなくす、顧客のカルテの作り方 【業務アプリ #6】 (準備中)
- 英語の画面のまま、AIが使いこなす顧客管理 ― 集客から請求まで1本の線 【業務アプリ #7】 (準備中)
- 日程調整3往復をやめる ― 予約の道具がやってくれる4つのこと 【業務アプリ #8】 (準備中)
- AIに「毎月18日に送って」と頼んだら、毎日送られた 【業務アプリ #9】 (準備中)
- AIに会社のデータを見せる前に ― 「まず読むだけ」の鍵の渡し方 【業務アプリ #10】 (準備中)
- AIエージェントでどこまで作れる? 自分でやる所・専門家と作る所の線引き 【業務アプリ #11】 (準備中)
- A4横1枚で、自社の業務が丸ごと見える ― 社長が描く業務の地図 【業務アプリ #12】 (準備中)
手元に置く1枚(印刷用)
手元に置く1枚 ― 業務アプリの地図(A4横)
1本の線
見つけてもらう → 申し込み → 予約 → 見積・受注 → 納品 → 請求 → 入金 → 会計
(口コミ・SNS) (フォーム) (カレンダー) (販売の管理) (販売の管理) (会計)
═══════════════════ お客様のカルテ(CRM・顧客の管理)══════════════════
═══════════════════ 芯はぜんぶ データベース(表・行・列・番号)═══════════
6つの言葉
| 言葉 |
ひと言 |
| データベース |
番号でつながった表の入れ物。全部の業務アプリの芯 |
| 会計 |
お金の記録の最後の受け皿。毎月の試算表を見る |
| 販売の管理 |
見積 → 受注 → 納品 → 請求 → 入金を1つの番号で追う |
| 顧客の管理(CRM) |
お客様1人ごとのカルテ。履歴と段と次にやること |
| 予約 |
空き枠 → 選ぶ → 確定 → 前日に知らせる |
| ワークフロー |
きっかけ → 動作。最初は2ステップ |
つなぎ方3つ
| 手で打ち直す |
CSVで渡す |
APIでつなぐ |
| 毎回・間違う |
月に数回なら十分 |
最初に組めば自動 |
AIエージェントとの3つの段
| 1 使いこなす・直す |
2 小さな道具を作る |
3 本物の仕組み |
| 自分+AI・今日から |
自分+AI・練習すれば |
専門家と一緒に |
守る3行
- AIにつなぐ時は、まず「読むだけ」
- 本物のお客様の情報で試さない(試すのは架空のデータ・自分宛て)
- 「保存した」「できた」は、開き直して中身で確かめる
練習帳
練習帳 ― リテラシーシリーズ③ 業務アプリの基礎の知識
使い方: 先に確かめ問題を解き、×が付いた講だけ本文を読む。全部○なら、通しの課題(自社の業務の地図)へ進む。
1. 確かめ問題(12問・各1分)
| # |
問い |
答えの目安 |
×なら |
| 1 |
「何人かで、毎日同じ形で回す仕事」に向くのは、Excelと業務アプリのどちら? |
業務アプリ |
第1講 |
| 2 |
データベースで、1件を必ず1つに決める物を何と呼ぶ? |
番号(キー)。顧客番号・請求番号など |
第2講 |
| 3 |
業務アプリどうしをつなぐ3つの方法は? |
手で打ち直す・CSVで渡す・APIでつなぐ |
第3講 |
| 4 |
会計で、社長が毎月見るべき成績表は? |
試算表 |
第4講 |
| 5 |
販売の管理の5つの段を、順に言うと? |
見積 → 受注 → 納品 → 請求 → 入金 |
第5講 |
| 6 |
CRM(顧客の管理)が電話帳と違う所を2つ |
やりとりの履歴・商談の段(ほかに次にやること・印も可) |
第6講 |
| 7 |
GHLのような道具で、いちばん大事なことは道具の数か、それとも? |
どの段で入った情報も、同じお客様のカルテに集まること |
第7講 |
| 8 |
予約の道具が人の代わりにやる4つは? |
空き枠を見せる・相手が選ぶ・確定する・前日に知らせる |
第8講 |
| 9 |
ワークフローを最初に組む時の大きさは? |
2ステップ(きっかけ1つ・動作1つ) |
第9講 |
| 10 |
AIエージェントを業務アプリにつなぐ時、最初に許す範囲は? |
読むだけ |
第10講 |
| 11 |
「専門家と本物の仕組みを作る」段に行く合図を2つ |
お金・個人の情報を毎日書き換える/何人もが同時に使う/税・給与・法律の計算が入る/直し続ける(のうち2つ) |
第11講 |
| 12 |
業務の地図で、赤丸を付けるのはどこ? |
「手」の矢印のうち、いちばん困っている1本 |
第12講 |
2. 通しの課題 ― 自社の業務の地図(60分)
第12講の地図を、第1〜11講の練習をつなげて仕上げる。紙でも、AIエージェントに描かせてもよい。お客様の名前・金額は書かない。
| # |
やること |
使う講 |
終わりの判定 |
| 1 |
毎日使っているExcelを3つ書き、「何人かで・毎日同じ形」に丸 |
第1講 |
丸の付いた物がある(0個でもよい) |
| 2 |
お客様の一覧の列の名前を5つ以上書く |
第2講 |
列の名前と「番号の列 有・無」 |
| 3 |
打ち直している矢印を1本描く |
第3講 |
矢印の上に手・CSV・APIのどれか |
| 4 |
会計ソフトの名前・CSVの書き出し・試算表が見られる日 |
第4講 |
3つが書けている |
| 5 |
先月の取引1件の5つの段と道具 |
第5講 |
打ち直しの印の数 |
| 6 |
大事なお客様1人のやりとりの散らばり |
第6講 |
散らばりの数と、商談の段 |
| 7 |
集客から請求までの7つの段と道具 |
第7講 |
境目の線の数 |
| 8 |
予約1件の往復の数と道具 |
第8講 |
3つが書けている |
| 9 |
手で送っている連絡を「きっかけ → 動作」に |
第9講 |
2ステップの絵と3行の文面 |
| 10 |
AIにつなぐなら許す範囲 |
第10講 |
道具・口の有無・範囲 |
| 11 |
困りごと3つに段の番号 |
第11講 |
段の番号と合図 |
| 12 |
1〜11を1枚の地図にまとめ、赤丸を1本 |
第12講 |
A4横1枚・赤丸・段の番号・1行 |
3. できたチェック
- [ ] 自社の仕事が、どの業務アプリ(または紙・Excel)に入っているかを言える
- [ ] 「データベース」「API」「CSV」「CRM」「ワークフロー」を、社員に1行ずつで説明できる
- [ ] 手で打ち直している所を1つ以上、指させる
- [ ] AIエージェントにつなぐなら「まず読むだけ」と言える
- [ ] 困りごとを「直す・作る・頼む」の3つの段に分けられる
- [ ] 自社の業務の地図が1枚あり、赤丸が1本付いている
4. 次の講座へ
| 結果 |
次 |
| 赤丸が1の段(使いこなす・直す) |
教科書 第12章(決まった仕事を自動で回す)で、ワークフローを1本作る |
| 赤丸が2の段(小さな道具を作る) |
教科書 第2章(最初の1つを頼む)・第13章(頼み方を型にする)で、AIエージェントに道具を1つ作らせる |
| 赤丸が3の段(本物の仕組み) |
教科書 第17章で、ざっくり仕様書と小さな見本を作り、地図と一緒に相談する |
| パソコンの操作で止まった |
リテラシーシリーズ① PC用語(ファイルの場所・拡張子・CSVの文字化け) |
次の一歩まとめて学ぶ:
AI活用講座
隣で一緒にやってほしい方へ: 社長のためのAI家庭教師(中山から個別にご案内します)