リテラシーシリーズ③ 業務アプリの基礎知識

会計・販売・顧客の管理が1本の線でつながる。社長のための業務アプリの基礎を1講1本で解説します。

動画(1講1本)

  1. Excelで回っている会社ほど、業務アプリが要る「たった1つの見分け方」 【業務アプリ #1】 (準備中)
  2. 「データベース」が分かると、AIへの頼み方が変わる ― 番号1つの話 【業務アプリ #2】 (準備中)
  3. 同じことを3回打っている社長へ ― 業務アプリをつなぐ3つの方法 【業務アプリ #3】 (準備中)
  4. 会計システムにAIをつないだら、48問すべてに正しく答えた 【業務アプリ #4】 (準備中)
  5. 「全部合格」は嘘だった ― AIで作った販売管理を、別のAIに確かめさせた話 【業務アプリ #5】 (準備中)
  6. 「あのお客様と何を話したっけ」をなくす、顧客のカルテの作り方 【業務アプリ #6】 (準備中)
  7. 英語の画面のまま、AIが使いこなす顧客管理 ― 集客から請求まで1本の線 【業務アプリ #7】 (準備中)
  8. 日程調整3往復をやめる ― 予約の道具がやってくれる4つのこと 【業務アプリ #8】 (準備中)
  9. AIに「毎月18日に送って」と頼んだら、毎日送られた 【業務アプリ #9】 (準備中)
  10. AIに会社のデータを見せる前に ― 「まず読むだけ」の鍵の渡し方 【業務アプリ #10】 (準備中)
  11. AIエージェントでどこまで作れる? 自分でやる所・専門家と作る所の線引き 【業務アプリ #11】 (準備中)
  12. A4横1枚で、自社の業務が丸ごと見える ― 社長が描く業務の地図 【業務アプリ #12】 (準備中)

手元に置く1枚(印刷用)

手元に置く1枚 ― 業務アプリの地図(A4横)

1本の線

見つけてもらう → 申し込み → 予約 → 見積・受注 → 納品 → 請求 → 入金 → 会計
  (口コミ・SNS)   (フォーム)  (カレンダー) (販売の管理)          (販売の管理)    (会計)
═══════════════════ お客様のカルテ(CRM・顧客の管理)══════════════════
═══════════════════ 芯はぜんぶ データベース(表・行・列・番号)═══════════

6つの言葉

言葉 ひと言
データベース 番号でつながった表の入れ物。全部の業務アプリの芯
会計 お金の記録の最後の受け皿。毎月の試算表を見る
販売の管理 見積 → 受注 → 納品 → 請求 → 入金を1つの番号で追う
顧客の管理(CRM) お客様1人ごとのカルテ。履歴と段と次にやること
予約 空き枠 → 選ぶ → 確定 → 前日に知らせる
ワークフロー きっかけ → 動作。最初は2ステップ

つなぎ方3つ

手で打ち直す CSVで渡す APIでつなぐ
毎回・間違う 月に数回なら十分 最初に組めば自動

AIエージェントとの3つの段

1 使いこなす・直す 2 小さな道具を作る 3 本物の仕組み
自分+AI・今日から 自分+AI・練習すれば 専門家と一緒に

守る3行

練習帳

練習帳 ― リテラシーシリーズ③ 業務アプリの基礎の知識

使い方: 先に確かめ問題を解き、×が付いた講だけ本文を読む。全部○なら、通しの課題(自社の業務の地図)へ進む。


1. 確かめ問題(12問・各1分)

# 問い 答えの目安 ×なら
1 「何人かで、毎日同じ形で回す仕事」に向くのは、Excelと業務アプリのどちら? 業務アプリ 第1講
2 データベースで、1件を必ず1つに決める物を何と呼ぶ? 番号(キー)。顧客番号・請求番号など 第2講
3 業務アプリどうしをつなぐ3つの方法は? 手で打ち直す・CSVで渡す・APIでつなぐ 第3講
4 会計で、社長が毎月見るべき成績表は? 試算表 第4講
5 販売の管理の5つの段を、順に言うと? 見積 → 受注 → 納品 → 請求 → 入金 第5講
6 CRM(顧客の管理)が電話帳と違う所を2つ やりとりの履歴・商談の段(ほかに次にやること・印も可) 第6講
7 GHLのような道具で、いちばん大事なことは道具の数か、それとも? どの段で入った情報も、同じお客様のカルテに集まること 第7講
8 予約の道具が人の代わりにやる4つは? 空き枠を見せる・相手が選ぶ・確定する・前日に知らせる 第8講
9 ワークフローを最初に組む時の大きさは? 2ステップ(きっかけ1つ・動作1つ) 第9講
10 AIエージェントを業務アプリにつなぐ時、最初に許す範囲は? 読むだけ 第10講
11 「専門家と本物の仕組みを作る」段に行く合図を2つ お金・個人の情報を毎日書き換える/何人もが同時に使う/税・給与・法律の計算が入る/直し続ける(のうち2つ) 第11講
12 業務の地図で、赤丸を付けるのはどこ? 「手」の矢印のうち、いちばん困っている1本 第12講

2. 通しの課題 ― 自社の業務の地図(60分)

第12講の地図を、第1〜11講の練習をつなげて仕上げる。紙でも、AIエージェントに描かせてもよい。お客様の名前・金額は書かない。

# やること 使う講 終わりの判定
1 毎日使っているExcelを3つ書き、「何人かで・毎日同じ形」に丸 第1講 丸の付いた物がある(0個でもよい)
2 お客様の一覧の列の名前を5つ以上書く 第2講 列の名前と「番号の列 有・無」
3 打ち直している矢印を1本描く 第3講 矢印の上に手・CSV・APIのどれか
4 会計ソフトの名前・CSVの書き出し・試算表が見られる日 第4講 3つが書けている
5 先月の取引1件の5つの段と道具 第5講 打ち直しの印の数
6 大事なお客様1人のやりとりの散らばり 第6講 散らばりの数と、商談の段
7 集客から請求までの7つの段と道具 第7講 境目の線の数
8 予約1件の往復の数と道具 第8講 3つが書けている
9 手で送っている連絡を「きっかけ → 動作」に 第9講 2ステップの絵と3行の文面
10 AIにつなぐなら許す範囲 第10講 道具・口の有無・範囲
11 困りごと3つに段の番号 第11講 段の番号と合図
12 1〜11を1枚の地図にまとめ、赤丸を1本 第12講 A4横1枚・赤丸・段の番号・1行

3. できたチェック


4. 次の講座へ

結果 次
赤丸が1の段(使いこなす・直す) 教科書 第12章(決まった仕事を自動で回す)で、ワークフローを1本作る
赤丸が2の段(小さな道具を作る) 教科書 第2章(最初の1つを頼む)・第13章(頼み方を型にする)で、AIエージェントに道具を1つ作らせる
赤丸が3の段(本物の仕組み) 教科書 第17章で、ざっくり仕様書と小さな見本を作り、地図と一緒に相談する
パソコンの操作で止まった リテラシーシリーズ① PC用語(ファイルの場所・拡張子・CSVの文字化け)
次の一歩
まとめて学ぶ: AI活用講座
隣で一緒にやってほしい方へ: 社長のためのAI家庭教師(中山から個別にご案内します)